Välj din ort

Framtidens arbetsplats del 2

Trendspaning

Microsoft är pionjärer när det handlar om så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser. I del två av vår artikelserie gör vi ett besök på deras Sverigekontor i Akalla, där nytänkandet har gjort medarbetarna både mer produktiva och nöjda med sin arbetsplats.

Microsofts kontor i ständig förändring

På Microsofts kontor i Akalla finns många olika arbetsmiljöer, bland annat lugna rum där man kan stressa av och jobba samtidigt.

Microsofts tydliga koppling till innovativa praktiska lösningar i arbetslivet kunde man se redan 2005, då grundaren Bill Gates presenterade en text om ”The new world of work”. Där skriver han om hur ny teknik skapar möjligheter för nya sätt att arbeta – och att leva i allmänhet. Den holländska grenen av bolaget var först ut med att omsätta idéerna i praktiken, och 2008 stod deras – vid den tiden rätt revolutionerande – kontor klart. En av de tydliga skillnaderna mot de traditionella kontoren var att man inte längre hade fasta arbetsplatser, utan kunde välja en arbetsplats i den miljö som passade bäst för dagen, eller för stunden. När man skulle arbeta nära kollegorna i ett team valde man en yta som var anpassad för samarbete, när man skulle sitta fokuserat och skriva eller planera en budget så valde man ett rum med sådana förutsättningar och när man skulle delta i ett möte på distans så kunde man sätta sig i ett mindre, avskilt rum. För att ta några exempel. Valet av plats inom kontoret styrdes av den aktivitet som man skulle utföra, alltså brukar det kallas för aktivitetsbaserade arbetsplatser.

År 2011 var det dags för Sverigekontoret i Akalla att se över sin situation. Då hade de 650 medarbetarna varsitt skrivbord, men nyttjandegraden visade sig vara så låg som 25 procent.
– Det är inte så konstigt egentligen, med tanke på hur de traditionella kontoren fungerar i praktiken, säger Daniel Siberg, affärsområdeschef för Office, Microsoft Sverige. När Microsofts medarbetare ville ha lugn och ro så satt de hellre hemma och arbetade. Och när de skulle ha ett kreativt möte så valde de oftast att samlas på en plats utanför kontoret.
– Då kan man verkligen undra vad kontoret har för syfte. Svaret är nog så enkelt som att det är på kontoret som jobbet finns. Inte för att det nödvändigtvis är där man utför jobbet bäst, vilket förstås är en stor skillnad.

Den nya generationen medarbetare ställer krav på flexibilitet.

I mars 2013 stod deras nya kontor klart, och ytan hade minskats från 11 600 till 8 500 kvadratmeter. Tidigare var 60 procent av ytan avsatt till skrivbord, men i det nya kontoret är det bara 23 procent. Däremot finns det cirka 1 800 sittplatser – och därmed möjliga arbetsplatser – i vitt skilda miljöer att välja mellan, det vill säga ungefär tre gånger så många sittplatser som medarbetare. Trots att kontorsytan minskat med över 26 procent. inredningen och utformningen av de olika miljöerna inspirerar och fascinerar alla besökare som följer med på någon av de regelbundna grupprundvandringar som Microsoft numera erbjuder, eftersom intresset för deras lösningar har blivit så stort. Miljöerna är alltså anpassade efter de olika behov man kan ha i sitt arbete, oavsett om det handlar om exempelvis koncentrerat ensamarbete, kreativt samarbete i team, stora möten där en del deltar på distans eller korta spontanmöten på tu man hand med en kollega. Det övergripande konceptet för kontorets miljöer är ”staden”, vilket visar sig vara ett vitt begrepp eftersom det bland annat omfattar kontorsdelar som det kreativa ”Kulturhuset”, den mer naturnära och rogivande ”Parken” och det snabba myllret i ”Centralstationen” för arbete på språng. Det första intrycket är att samarbetsytorna är klart dominerande, men när man tittar närmre ser man avskilda mindre rum och även större ”tysta rum” för de tillfällen då man behöver förutsättningar för maximalt koncentration. Det är emellertid samarbetsytorna som verkar vara mest populära.

Det är lätt att fokusera på förändringen av det fysiska kontoret när det gäller Microsofts övergång till en aktivitetsbaserad arbetsplats, men då missar man en stor del av poängen menar Daniel Siberg.
– Det finns tre parametrar som alla är helt nödvändiga i en sådan här övergång: platsen, tekniken och människan. En stor undersökning har visat att hittills är det enbart nio procent av de som jobbar i aktivitetsbaserade arbetsplatser som drar nytta av möjligheterna fullt ut. Då har det antagligen blivit någon miss i antingen valet av it-verktyg eller – mer sannolikt – i hur ledarskapet och kommunikationen kring förändringen har varit, säger han. För det är just ordet ”förändring” som är viktigt att tänka på.
– Det här är inte ett kontorsprojekt. Det är ett förändringsprojekt, och jag märker att det är många som har missat att ta det på allvar. För att illustrera vad som brukar hända i en större förändring brukar Microsoft dra en parallell till att poppa en påse popcorn i mikron. Daniel Siberg förklarar:
– Det går snabbt att få en del av majskornen att poppa. Efter ett tag kommer den stora massan bli klara och mot slutet av de tre minuterna i mikron är det några eftersläntrare som poppar till. Men det brukar alltid bli några kvar, några som aldrig poppar. Så fungerar det också i förändringsprocesser menar han, och ofta med den klassiska 20-60-20-fördelningen där 20 procent är med på tåget från början, 60 procent behöver lite tid på sig för att ställa om och de sista 20 procent är rätt skeptiska.
– För att lyckas med en förändring bör man ta tillvara kraften hos de som ”poppar” tidigt, de kanske kan få bli någon form av ”ambassadörer” för förändringen. Samtidigt gäller det att inte riskera att bränna några av dem som finns bland de sista 20 procenten.

Utöver själva kontorsförändringen gäller det alltså även att ha teknik som stöder, möjliggör och uppmuntrar till ett nytt, mer flexibelt arbetssätt. Det måste finnas lättanvända – men samtidigt mångfacetterade – lösningar så att medarbetarna alltid kan nå varandra och komma åt de dokument och verktyg som de behöver.
– Men återigen kommer ”människo-parametern” in i bilden. Det är förhållandevis lätt att köpa in smarta it-verktyg, vilket inte är samma sak som att de kommer att börja användas av alla medarbetare. Det krävs introduktioner, utbildning och regelbundet stöttande. Det var faktiskt något som vi själva missbedömde i förändringsprocessen när det gäller människor som var nyanställda hos oss. Vi trodde att vi var ett bolag där alla direkt tog till sig nya digitala lösningarna. Men så fungerar det inte, inte ens hos oss, och vi fick ha introduktionsutbildningar i våra verktyg.
Ytterligare en aspekt av kombinationen teknik-människa är hur ledarskapet påverkas av att arbetet blir mer flexibelt.
– Det spelar ingen roll hur bra it-lösning man skaffar om ledarskapet är fast rotat i gamla hierarkiska strukturer. En av utmaningarna för cheferna blir att ha tillit till sina medarbetare, eftersom gamla tiders kontrollfunktion – med rätta – har blivit satt ur spel. En annan utmaning som Daniel Siberg själv märker i sin roll som mellanchef är det ökade behovet att medverka till att skapa en teamkänsla i gruppen, nu när individerna har en ökad frihet att arbeta var och när det passar dem.
– Det behöver inte vara särskilt komplicerat, men det gäller att vara medveten om behovet och verkligen se till att planera regelbundna möten – även för socialt utbyte, exempelvis i form av en gemensam lunch en fast dag i veckan. att microsofts förändringsprocess har varit – och är – lyckad råder inga tvivel om. Exempelvis utsågs de år 2013 återigen till ”Sveriges bästa arbetsplats” i kategorin stora organisationer och fick dessutom utmärkelsen ”Sveriges snyggaste kontor”. Varje år kommer tiotusentals besökare från inte minst andra större företag och organisationer som är intresserade av att göra en liknande förändring av arbetssätten.
– Vi ser alltid till att understryka att det inte enbart handlar om att minska ytan på kontorslokalerna, vilket kanske kan vara ett lockande mål i sig. Det finns minst lika stora vinster att göra när det gäller till exempel produktiviteten, säger Daniel Siberg. Han medger dock att det kan vara svårt att mäta produktiviteten vid kontorsarbete – det går ju inte att räkna till exempel hur många produkter man hinner tillverka under en arbetsdag.
– Det bästa måttet blir att se hur mycket tid vi kan få över. För när vi får tid över så kan vi antingen utföra mer arbete, öka kvaliteten i det arbete vi utför alternativt lämna jobbet tidigare och få mer kvalitetstid vid sidan om arbetet. Alla tre alternativen ger i slutändan produktivitetsvinster, fast på olika sätt.

Det finns också en tydlig koppling till det som kallas ”employer branding”, alltså att vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna både locka och behålla talanger inom företaget.
– Inte minst märkts det tydligt att den nya generationen medarbetare ställer krav på flexibilitet. De vill kunna samarbeta utan att behöva träffas fysiskt, välja var och när de ska utföra sina uppgifter och överhuvudtaget ha bättre möjligheter att balansera arbete med privatliv.
– Jag har två nyanställda i mitt team som är 23 respektive 24 år gamla. För dem är vårt arbetssätt helt naturligt, säger Daniel Siberg.

Lyckade resultat

Utfallet i några av de mätningar som Microsoft gjorde före och efter den stora förändringen av arbetsplatsen på det svenska huvudkontoret i Akalla.

 

Andra inlägg som du kanske gillar

TrendspaningLäs mer
Framtidens arbetsplatsArbetslivet genomgår en stor förändring just nu, när digitaliseringen gör att vi tar ett definitivt steg bort från industrialismens seglivade era. Men vad händer med arbetsplatserna i denna förändring? Vilka nya krav dyker upp? Hur påverkas medarbetarna? Hur förändr … Läs mer
TrendspaningLäs mer
Välkommen robot!Städrobotarna har mognat och blivit konkurrenskraftiga alternativ till traditionell, manuell städning. En robot frigör tid för städpersonalen, som därmed kan ägna sig åt mer kvalificerade uppgifter – resultatet blir en bättre städleverans! Läs mer
TrendspaningLäs mer
Design för hjärnanAtt vi påverkas av vår omgivning är ingen nyhet. Men varför, och vad sker i hjärnan när vi befinner oss i olika miljöer? Nu har en hjärnforskare och en inredningsdesigner tillsammans studerat detta. Läs mer
TrendspaningLäs mer
UppkopplatInternet of Things – prylar som är uppkopplade och sammankopplade – är en viktig del av den stora digitalisering som pågår på bred front i samhället just nu. Läs mer