Välj din ort

Framtidens arbetsplats del 3

Trendspaning

Så påverkas vi av nya kontorslösningar

Nu är vi framme vid tredje delen i vår artikelserie om hur dagens arbetsplatser förändras – och hur de kommer att se ut och fungera framöver. Denna gång har vi fokus på effekterna av de nya, mer flexibla kontoren.

Forskaren och arkitekten Christina Bodin Danielsson har länge studerat hur olika kontorstyper påverkar medarbetare och ledare, något som hon bland annat redovisat i sin avhandling
från KTH 2010*. Hon konstaterar att flexibla kontor dök upp i Sverige redan på 90-talet.
– Vi var väldigt tidigt ute, men tiden var inte riktigt mogen. Kontorstypen fick kritik för att medarbetarna inte hade egna rum, och samtidigt som intresset svalnade i Sverige så ökade det på andra håll i världen. Framför allt i Nederländerna och Australien tog man upp tråden, och därefter blev det åter uppmärksammat i Sverige kring år 2009.
– Det kändes plötsligt hett igen, inte minst när Microsoft byggde om sina kontor efter en tydligt uttalad flexprincip. Vid den tiden började man kalla det aktivitetsbaserade kontor, ett begrepp som hade myntats i Nederländerna. Själv talar hon hellre om två olika typer av aktivitetsbaserade arbetsplatser: flexkontor respektive kombikontor.
– Flexkontoret är det som man främst förknippar med aktivitetsbaserat. Där finns det inga personliga arbetsplatser, utan medarbetarna erbjuds att välja mellan olika jobbmiljöer. Det innebär en hög grad av självständigt arbete. I kombikontoren finns det också många gemensamma arbetsytor, men även personliga arbetsplatser. De fungerar extra bra för arbeten i grupp, enligt Christina Bodin Danielsson.

Christina arbetar som forskare och praktiserande arkitekt vid Brunnberg & Forshed Arkitektkontor, med specialisering på människa-miljö-interaktion. En stor del av hennes arbete handlar om hur kontorsmiljön påverkar medarbetare och organisationer på olika sätt. När hon genomförde en större studie av hur olika kontorstyperna påverkar medarbetarnas
hälsa var det tydligt att flexkontor hade positiva hälsoeffekter. De som arbetade i traditionella kontorslandskap hade sämst hälsa.
– Det hälsofrämjande bygger i och för sig på att det flexibla arbetssättet har genomförts på ett medvetet sätt och är väl förankrat i organisationen. Då kan medarbetaren uppleva en tillfredsställelse genom ökad frihet och kontroll över situationen. Även den arkitektoniska utformningen visade sig ha stor betydelse för medarbetarnas välbefinnande.
– Om man istället ska tala om risker med denna kontorstyp så är nog det främsta orosmolnet att man kan tappa en viss teamkänsla inom de små grupperna. Det går förvisso att lösa bland annat genom att utse en ”hemvist” för varje grupp, vilket inte betyder att det är deras fasta platser. Å andra sidan, berättar hon, så är det påtagligt att teamkänslan ökar i det större gruppen, alltså på en mer övergripande företagsnivå, när man har ett flexkontor.

I ett väl utformat kontor ska informationen ”flöda” naturligt mellan medarbetare.

Aram Seddigh, konsult på WeOffice och doktor i arbets- och organisationspsykologi, håller med om att det inte är så enkelt som att kapa kontorsyta och utse vissa skilda gemensamma arbetszoner när man ska göra sitt kontor mer anpassat till flexibla arbetsmetoder.
– Det är till exempel viktigt att arbeta med digitalisering av processer, rutiner och dokumentation. En grundläggande utgångspunkt för att kunna jobba flexibelt är att man inte ska behöva bära med sig en massa papper – allt det man behöver ska istället gå att komma åt via molnet, säger han. Men att reducera pappershanteringen är lättare
sagt än gjort, menar han:
– Tekniken finns, det är inga problem. Men det kan medföra en rätt betydande investering och det gäller dessutom att få med alla på den förändring som det innebär. Det kan vara en betydande utmaning. en viktig utgångspunkt i den här typen av omställning är att det måste finnas ett tydligt mervärde för den enskilda medarbetaren.
– Det naturliga mervärdet är att man får bättre förutsättningar att genomföra sina arbetsuppgifter. Man kan koncentrera sig lättare, hitta platser där man får inspiration till kreativa lösningar och det finns bättre mötesmöjligheter. I ett väl utformat kontor ska informationen ”flöda” naturligt mellan medarbetare och det ska gå lätt att interagera när det behövs.
På många av dagens arbetsplatser är behovet av mötesrum stort, menar Aram Seddigh:
– Jag har själv varit på besök i kontor där tillgängligheten på mötesrum har fått styra när mötena ska planeras in. Det skapar förstås ökade ledtider inom organisationen och frustration bland medarbetarna.

När det gäller ledarskapet i de nya kontorstyperna lyfter Aram Seddigh fram devisen om att arbete inte längre är något man går till, utan något man gör.
– För en ledare innebär det i första hand att man som ledare måste fokusera ännu mer på resultat. Dessutom måste man hitta strukturer för att stötta medarbetare vid behov och att ge regelbunden återkoppling – att enbart ge feedback vid ett årligt utvecklingssamtal är inte gångbart med de moderna flexibla arbetsmetoderna, säger Aram Seddigh.

aram seddigh konstaterar att det finns ett stort intresse för olika former av flexibla kontor, men att det är en relativt liten andel företag som väljer det när de ska skapa en ny arbetsplats.
– Oavsett vad vi kallar det och hur det kommer att se ut så är jag helt säker på att mobiliteten i arbetslivet kommer att fortsätta öka, det har den alltid gjort, säger han. Christina Bodin Danielsson ser emellertid en viss benchmarking-trend, det vill säga att man följs åt branschvis i kontorsutvecklingen:
– Det har till exempel varit tydligt att det är många banker i Australien som har börjat med flexkontor. Här i Sverige skulle jag säga att det är kommunerna som har varit extra pigga på att skapa flexkontor. Det kan säkert vara ett sätt för dem att tvätta bort stämpeln av att vara ”mossiga” arbetsplatser. Dessutom har de förstås sparkrav på sig, och på det här sättet kan de minska kontorsytan. Den australiensiska banken Macquarie räknas som föregångare i ”den nya vågen” av flexkontor, och de använder en grundprincip som Christina Bodin Danielsson skulle vilja se mer av:
– De har en uttalad policy om att kontorsutformningen inte ska vara konstant, utan att den ska revideras och förändras över tid utifrån nya behov som uppstår. Ett flexkontor ska aldrig vara hugget i sten.

* ”The Office – An Explorative Study. Architectural Design’s Impact
on Health, Job Satisfaction & Well-being”, KTH 2010.

 

Andra inlägg som du kanske gillar

TrendspaningLäs mer
Framtidens arbetsplats del 2Microsoft är pionjärer när det handlar om så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser. I del två av vår artikelserie gör vi ett besök på deras Sverigekontor i Akalla, där nytänkandet har gjort medarbetarna både mer produktiva och nöjda med sin arbetsplats. Läs mer
TrendspaningLäs mer
Framtidens arbetsplatsArbetslivet genomgår en stor förändring just nu, när digitaliseringen gör att vi tar ett definitivt steg bort från industrialismens seglivade era. Men vad händer med arbetsplatserna i denna förändring? Vilka nya krav dyker upp? Hur påverkas medarbetarna? Hur förändr … Läs mer
TrendspaningLäs mer
Välkommen robot!Städrobotarna har mognat och blivit konkurrenskraftiga alternativ till traditionell, manuell städning. En robot frigör tid för städpersonalen, som därmed kan ägna sig åt mer kvalificerade uppgifter – resultatet blir en bättre städleverans! Läs mer
TrendspaningLäs mer
Design för hjärnanAtt vi påverkas av vår omgivning är ingen nyhet. Men varför, och vad sker i hjärnan när vi befinner oss i olika miljöer? Nu har en hjärnforskare och en inredningsdesigner tillsammans studerat detta. Läs mer
TrendspaningLäs mer
UppkopplatInternet of Things – prylar som är uppkopplade och sammankopplade – är en viktig del av den stora digitalisering som pågår på bred front i samhället just nu. Läs mer