Arbetslivet genomgår en stor förändring just nu, när digitaliseringen gör att vi tar ett definitivt steg bort från industrialismens seglivade era. Men vad händer med arbetsplatserna i denna förändring? Vilka nya krav dyker upp? Hur påverkas medarbetarna? Hur förändras servicebehovet?
Här presenterar vi den första delen i en artikelserie där vi belyser förändringen från olika håll.
Våra kontor har sett ungefär likadana i ett sekel. Inte mycket har hänt sedan början av 1900-talet. Visst, det har kommit in datorer och telefonerna har genomgått en del förändringar. Men i grund och botten har vi samma yttre förutsättningar för att utföra våra arbetsuppgifter. Det konstaterar Ulf Boman, partner och framtidsstrateg på Kairos Future, där han bland annat leder ett forskningsprojekt som heter ”Morgondagens arbetsplats”.
– Inom den tillverkande industrin har det däremot skett väldigt mycket under samma period. Inte minst var det en hög förändringstakt där under 90-talet, något som direkt ökade produktiviteten. Vi ser nu början på samma typ av utveckling bland tjänstemannayrken, säger han.
Precis som inom industrin är det ny teknik som ger tjänstemännen möjligheter att arbeta på nya sätt.
– Generellt kan man säga att jakten efter sätt att utföra arbetsuppgifter mer kostnadseffektivt aldrig tar paus, helt oavsett vilka branscher eller uppgifter det gäller. Digitaliseringen gör att det hela tiden blir allt fler arbetsuppgifter som går att automatisera, vilket då givetvis medför en effektivisering. Om det finns en uppgift som både en maskin och en människa kan utföra, kommer maskinen i stort sett undantagslöst utföra uppgiften mer effektivt och med högre precision. De arbetsuppgifter som ”blir över” till oss människor är de som kräver kreativitet och samverkan eller utbyte av ”mjuk” kunskap, sådan som inte går att googla fram.
– Tekniken kommer att kunna ta över vissa arbetsuppgifter, visst, men framför allt skulle jag vilja lyfta fram att den gör att vi själva kan utföra uppgifterna på nya sätt. Tekniken är förstås ett mycket användbart verktyg.
Den annalkande automatiseringen är en av de drivkrafter som ligger bakom de förändringar av fysiska arbetsplatser som Ulf Boman pekar på. En annan drivkraft handlar om medarbetarnas förväntningar.
– Jag ser det inte som att vi blir påtvingade nya arbetsmetoder, utan det är en förändring som är önskvärd. Inte minst bland de unga, de vill till exempel inte arbeta i en strikt hierarkisk miljö eller ha inrutade arbetstider. Den nya generationen anställda på arbetsmarknaden värdesätter självständighet, kreativitet och flexibilitet allt högre. Till exempel anser åtta av tio anställda under 30 år att möjligheten till flexibelt arbete är avgörande för valet av arbetsgivare.* Det är många företag som märker hur konkurrensen om kompetenta medarbetare hårdnar, och för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare gäller det att vara beredd att möta ungdomarnas förväntningar.
Det sker alltså en gradvis förändring mot allt mer av samverkan för att kunna sköta de ”kreativa” arbetsuppgifterna, vilket i sin tur förändrar utgångspunkterna för hur en effektiv arbetsplats ska vara organiserad.
– Den här typen av samverkan är något som uppstår i mötet mellan människor. Och då kan det inte vara isolerat till att ske i den traditionella formen med inbokade möten, utan det måste gå lätt och vara naturligt med till exempel spontana, korta möten. Kanske fysiskt, kanske digitalt med hjälp av något av våra nya teknikverktyg. Nyckeln till att skapa en miljö som passar moderna arbetsmetoder är att utgå från att arbetsplatsen ska vara aktivitetsbaserad, anser Ulf Boman.
– Det är något som jag har förespråkat ända sedan 1999, även om inte den termen hade börjat användas då. Det handlar i alla fall om att man placerar sig på en plats som passar bäst för dagen eller stunden, baserat på vilken uppgift man ska utföra. I en aktivitetsbaserad arbetsplats ges det möjligheter till bland annat kreativa brainstorming-möten, fokusering i tysthet, telefonsamtal eller arbetsmöten i projektgruppen. Men man har inga egna, fasta arbetsplatser.
– En fördel med detta är att det inte behövs lika stor kontorsyta som annars. Men det är viktigt att inte fokusera på den delen, alltså att utgå från att man ska genomföra en sådan förändring för att spara pengar. Det är en stor förändringsprocess man inleder, och man får verkligen inte underskatta människans generella förändringsovilja och behov av trygghet. Det gäller att ta förändringsarbetet på allvar, understryker Ulf Boman.
Ledarskapet påverkas givetvis också av de nya arbetsmetoderna. Under industrialismens era har det byggts upp en förväntan på att ett organisation ska vara hierarkisk, där några få personer (cheferna) sitter och fattar beslut. Nu går vi istället emot en fördelning av ansvar och uppgifter – organisationerna plattas ut, och det rejält.
– Det här innefattar också en förändring från ett kontrollerande ledarskap till en situation med betydligt mer tillit. Vilket återspeglas i de moderna arbetsmiljöerna, som innehåller färre strikta miljöer och mer av en avslappnad stämning. Något som uppmuntrar kreativitet och samverkan. Även om det för den skull inte handlar om att göra om kontoret till en ”lekplats”, utan det måste vara en blandning av de olika miljöerna. Återigen, så att det passar de olika behoven som hör till olika uppgifter och aktiviteter.
Ytterligare en förändring som kommer att påverka arbetsplatsernas utformning är att organisationerna i sig blir allt mer flexibla. Frilans- och distansarbete accelererar, både i Sverige och internationellt. Cirka hälften av den amerikanska arbetskraften bedöms vara frilansande 2020 och distansarbete förutspås vara normen i Storbritannien 2022. Redan under 2013 hade mer än vartannat svenskt företag anställda som arbetade hemifrån.*
– Överlag kommer vi att se mer av agila arbetssätt, med korta beslutsvägar och korta sträckor från beslut till handling. Mycket kommer att utföras i projektform, och kontorsutrymmet ska snabbt kunna förändras eller till och med skalas upp och ner, säger Ulf Boman.
Hur kommer då dessa förändringar att påverka förutsättningarna för service på en arbetsplats? Enligt Ulf Boman kommer FM-tjänster delvis att utvecklas hand i hand med att förändringarna träder i kraft.
– Digitaliseringen gör att allt fler saker kommer att vara uppkopplade och kunna kommunicera, alltså den utveckling som kallas Internet of Things. I ett kontor kommer det finnas sensorer och sändare i allt från kaffemaskiner och skrivare till papperskorgar och toaletter, säger han. När kaffebönorna eller skrivartonern tar slut talar maskinen om det, likaså signalerar papperskorgen när den full. Och en toalett som ingen har besökt sedan den sist städades – vilket den själv kommunicerar – kanske kan man kan hoppa över i den regelbundna rundan.
– Som FM-bolag kan man få ett stort stöd i sin planering och enbart utföra de uppgifter som utgår från verkliga behov. Det är en effektivisering som frigör tid för kompletterande tjänster. Ulf Boman understryker dock att de aktivitetsbaserade arbetsplatserna än så länge inte är så spridda som man lätt kan tro, med tanke på hur mycket de har diskuterats och lyfts framde senaste åren.
– Vi har just avslutat en studie där vi undersökte hur medarbetare påverkas av de nya typerna av miljöer, och då märkte vi att det enbart är omkring fyra procent av de yrkesverksamma svenskarna som arbetar i aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det är alltså inte särskilt många som har påverkats hittills, men jag är helt övertygad om att det snabbt kommer att bli fler.
* Källa: Connected Things Report 2016/Telia
